Privacybeleid

1. Verantwoordelijke

De verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens is:

e-quip
E-mail: info@e-quip.be

Voor vragen over dit privacybeleid of om uw rechten uit te oefenen, kunt u ons contacteren via bovenstaand e-mailadres.

2. Welke gegevens verzamelen wij?

2.1 Gegevens die u zelf verstrekt

Wanneer u een offerteaanvraag indient, vragen wij de volgende gegevens:

• Naam
• E-mailadres
• GSM-nummer
• Bedrijfsnaam
• BTW-nummer
• Postcode
• Leasevoorkeur (looptijd en restwaarde)

2.2 Gegevens uit het chatgesprek

Wanneer u onze AI-assistent gebruikt om machines te zoeken of vragen te stellen, worden uw berichten en zoekopdrachten verwerkt door AI-diensten (zie sectie 4). Deze chatberichten worden niet permanent opgeslagen op onze servers — ze bestaan enkel tijdens uw browsersessie.

2.3 WhatsApp-berichten

Wanneer u contact opneemt via WhatsApp, verzamelen wij uw telefoonnummer en de inhoud van uw berichten. Deze communicatie verloopt via het WhatsApp Business Platform van Meta. Wij gebruiken uw WhatsApp-gegevens uitsluitend om uw vragen te beantwoorden en u te helpen bij het vinden van de juiste machine of het opvolgen van een offerteaanvraag. Uw gegevens uit WhatsApp-gesprekken worden niet gedeeld met andere klanten en niet gebruikt voor marketingdoeleinden zonder uw uitdrukkelijke toestemming.

2.4 Automatisch verzamelde gegevens

Bij het bezoeken van onze website worden bepaalde gegevens automatisch verzameld door uw browser en onze servers:

• IP-adres
• Browsertype en -versie
• Besturingssysteem
• Datum en tijdstip van uw bezoek
• Bezochte pagina's

Deze gegevens worden enkel gebruikt voor het technisch functioneren van de website en worden niet gekoppeld aan uw identiteit.

2.5 Sessiegegevens

Wij genereren een anoniem sessie-ID om uw gesprek met de AI-assistent te kunnen volgen tijdens uw bezoek en om uw acties op de website (zie 2.6) aan één bezoek te koppelen. Dit sessie-ID wordt opgeslagen in uw browser en bevat geen persoonsgegevens. Indien u een offerte aanvraagt, wordt het sessie-ID gekoppeld aan uw aanvraag.

2.6 Analytische gegevens (met uw toestemming)

Om te begrijpen hoe bezoekers onze website gebruiken en die te verbeteren, verzamelen wij — uitsluitend nadat u in de cookiebanner toestemming voor statistieken heeft gegeven — anonieme gebruiksstatistieken. Concreet registreren wij welke pagina's u bekijkt, welke machines of voertuigen u opent, of u de leasecalculator of de AI-assistent gebruikt en of u op een WhatsApp-knop klikt. Deze gebeurtenissen worden gekoppeld aan uw anonieme sessie-ID (2.5), niet aan uw identiteit.

Deze gegevens worden verwerkt in twee systemen: onze eigen database (Supabase, EU) en Google Analytics 4. Wij bewaren hierbij geen IP-adres in onze eigen statistieken. Geeft u geen toestemming, dan worden er geen analytische cookies geplaatst en vindt er geen analytics-registratie plaats. Zie ons cookiebeleid voor de concrete cookies en hun bewaartermijnen.

2.7 Marketinggegevens (met uw toestemming)

Geeft u in de cookiebanner toestemming voor marketing, dan laden wij de Meta Pixel en sturen wij dezelfde gebeurtenissen ook rechtstreeks vanaf onze server naar Meta, via de Meta Conversions API. Zo verneemt Meta welke pagina's, voertuigen en machines u bekijkt, of u de leasecalculator gebruikt en of u een aanvraag doet (offerteformulier, e-mailformulier of WhatsApp-knop), samen met uw IP-adres, uw browsertype en de advertentie waarop u eventueel klikte. Doet u via een formulier een aanvraag, dan sturen wij ook uw e-mailadres, telefoonnummer, naam en land mee, uitsluitend in gehashte vorm (SHA-256): niet leesbaar, maar wel te vergelijken met de gegevens die Meta zelf al heeft, zodat Meta de aanvraag aan de juiste advertentie kan koppelen. Zo kan Meta meten welke advertenties werken en u later relevante advertenties tonen. Meta kan die gegevens koppelen aan uw Facebook- of Instagram-account, volgens het eigen privacybeleid van Meta. Zonder deze toestemming wordt de pixel niet geladen en sturen wij niets naar Meta.

Met diezelfde toestemming laden wij ook de Google Ads-tag van Google. Zo verneemt Google of een bezoek dat via een Google-advertentie begon tot een aanvraag leidt (offerteformulier, e-mailformulier of WhatsApp-knop), samen met uw IP-adres en browsertype. Komt u binnen via een Google-advertentie, dan bewaren wij het klik-ID van die advertentie bij uw aanvraag, zodat wij Google achteraf kunnen melden dat uit die klik een dossier is voortgekomen; wij sturen daarbij geen naam, e-mailadres of telefoonnummer mee. Google kan die gegevens koppelen aan uw Google-account, volgens het eigen privacybeleid van Google. Zonder deze toestemming wordt de Google Ads-tag niet geladen en bewaren wij geen klik-ID.

3. Waarvoor gebruiken wij uw gegevens?

• Offerteaanvragen verwerken: Uw contactgegevens en machinevoorkeuren worden gebruikt om u te koppelen aan de dichtstbijzijnde erkende dealer op basis van uw postcode.
• Dealermatching: Uw postcode wordt vergeleken met de verzorgingsgebieden van onze dealers om de meest geschikte dealer te vinden.
• Leasecalculatie: Machineprijzen en uw leasevoorkeur worden doorgestuurd naar financiële partners om maandelijkse leasebedragen te berekenen.
• AI-gestuurde zoekhulp: Uw zoekopdrachten en chatberichten worden verwerkt door AI-diensten om u relevante machineaanbevelingen te geven.
• WhatsApp-communicatie: Wij gebruiken het WhatsApp Business Platform om met u te communiceren over producten, offertes en klantenservice. Uw telefoonnummer en berichtinhoud worden hiervoor verwerkt via Meta.
• E-mailnotificaties: Bij een offerteaanvraag sturen wij een interne e-mailnotificatie met uw gegevens zodat wij uw aanvraag kunnen opvolgen.

4. Derde partijen en gegevensverwerkers

Wij delen uw gegevens met de volgende dienstverleners, uitsluitend voor de hierboven beschreven doeleinden:

Uw persoonsgegevens worden niet verkocht aan derden. Enkel met uw toestemming voor marketing worden gebruiksgegevens via de Meta Pixel, de Conversions API en de Google Ads-tag gebruikt voor advertentiedoeleinden (zie 2.7).

5. Erkende dealers

Wanneer u een offerteaanvraag indient, worden uw contactgegevens (naam, e-mail, telefoon, bedrijf, postcode) gedeeld met de erkende dealer die het dichtst bij uw postcode gelegen is. Deze dealer neemt vervolgens contact met u op om een persoonlijk voorstel te doen.

6. Bewaartermijnen

• Offerteaanvragen: Uw gegevens worden bewaard zolang nodig voor de opvolging van uw aanvraag en de wettelijke bewaarplicht.
• Chatgesprekken: Worden niet permanent opgeslagen. Ze bestaan enkel in uw browser tijdens de sessie en bij de AI-dienstverleners volgens hun eigen bewaarbeleid.
• WhatsApp-berichten: Worden bewaard zolang nodig voor de opvolging van uw vraag of aanvraag, conform het bewaarbeleid van Meta.
• Sessiegegevens: Het sessie-ID blijft in uw browser tot u deze wist. De keuze in de cookiebanner bewaren wij 12 maanden.
• Analytische gegevens: Anonieme gebeurtenissen in onze eigen database bewaren wij maximaal 14 maanden; Google Analytics hanteert een eigen bewaartermijn (standaard 14 maanden).

7. Uw rechten (AVG/GDPR)

Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heeft u de volgende rechten:

• Recht op inzage: U kunt opvragen welke gegevens wij van u bewaren.
• Recht op rectificatie: U kunt vragen om onjuiste gegevens te corrigeren.
• Recht op wissing: U kunt vragen om uw gegevens te verwijderen.
• Recht op beperking: U kunt vragen om de verwerking van uw gegevens te beperken.
• Recht op overdraagbaarheid: U kunt vragen om uw gegevens in een gestructureerd formaat te ontvangen.
• Recht van bezwaar: U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens.

Om uw rechten uit te oefenen, stuur een e-mail naar info@e-quip.be. Wij reageren binnen 30 dagen op uw verzoek.

U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA): www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

8. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies of misbruik. Alle communicatie tussen uw browser en onze servers verloopt via een versleutelde HTTPS-verbinding.

9. Internationale gegevensoverdracht

Sommige van onze dienstverleners (Anthropic, OpenAI, Cohere, AWS, Google, Meta) zijn gevestigd in de Verenigde Staten. Gegevens die aan deze diensten worden doorgegeven, worden beschermd door passende waarborgen conform de AVG, waaronder het EU-US Data Privacy Framework en/of standaardcontractbepalingen (SCC's).

10. Wijzigingen

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken. De datum bovenaan deze pagina geeft aan wanneer het beleid voor het laatst is gewijzigd. Wij raden u aan dit beleid regelmatig te raadplegen.

11. Contact

Heeft u vragen over dit privacybeleid of over de verwerking van uw gegevens? Neem dan contact met ons op:

e-quip
E-mail: info@e-quip.be